Pendiente
Todavía no se ha recibido o falta una versión necesaria para continuar.
Una agencia pequeña puede ordenar sus expedientes con una ficha única por operación, estados compartidos, documentos separados por situación, fechas clave y una persona responsable de cada siguiente paso.
El objetivo no es añadir burocracia: es que cualquier persona autorizada del equipo pueda saber qué está abierto, qué falta y quién debe actuar sin reconstruir el contexto desde mensajes sueltos.
Empieza con un expediente por operación y cinco controles mínimos: estado, responsable, documentos, fechas y bloqueos.
Aplica el mismo criterio desde la captación hasta el cierre. Así, el sistema sigue siendo comprensible aunque el equipo trabaje con pocas personas y varias operaciones simultáneas.
Usa las mismas etapas en todos los expedientes y registra solo lo necesario para tomar la siguiente decisión.
La ficha debe responder preguntas operativas, no convertirse en un archivo de texto libre.
| Campo | Pregunta que responde | Cuándo actualizarlo |
|---|---|---|
| Referencia y operación | ¿De qué expediente hablamos? | Al abrirlo. |
| Estado | ¿En qué fase está? | Cuando cambia el hito principal. |
| Responsable | ¿Quién impulsa el siguiente paso? | Al asignar o transferir trabajo. |
| Fechas clave | ¿Qué vence o sucede después? | Al confirmar cada fecha. |
| Documentos | ¿Qué se recibió, revisó o falta? | Con cada recepción o revisión. |
| Bloqueos | ¿Qué impide avanzar? | Al detectar o resolver una incidencia. |
“Tenemos el documento” y “el documento está revisado” son estados distintos. Haz visible esa diferencia para que el equipo no dé por terminada una tarea antes de tiempo.
Todavía no se ha recibido o falta una versión necesaria para continuar.
El archivo está disponible, pero aún requiere la comprobación definida por la agencia.
La comprobación operativa prevista está terminada y consta quién la realizó.
Existe una discrepancia o un bloqueo que necesita responsable y siguiente acción.
Una hoja de cálculo puede servir mientras el equipo mantiene una única versión y encuentra el contexto con facilidad. Conviene evaluar un sistema de expedientes cuando aparecen tareas sin responsable, estados contradictorios, documentos duplicados o revisiones que dependen de la memoria de una persona.
No. Una ficha común, estados claros y responsables visibles suelen ser un punto de partida suficiente para ordenar el trabajo.
No. Puede servir si existe una única versión fiable y el equipo mantiene el contexto. El problema aparece cuando la coordinación depende de comprobaciones manuales dispersas.
La agencia debe definir el perfil responsable según su proceso y recurrir a profesionales cualificados cuando la revisión sea jurídica, fiscal, financiera o notarial.
Usa la checklist pública para revisar categorías, responsables, fechas e incidencias sin necesidad de registro.
Léela online o descárgala en PDF sin formulario ni email. Después, si necesitas centralizar el seguimiento, puedes solicitar acceso a InmoWiki.